Procurement

En los últimos años, el término Procurement se instaló en la jerga empresarial y su utilización en la cadena de abastecimiento es cada vez más habitual. Pero, ¿qué es Procurement?, ¿para qué sirve?, ¿cómo se implementa? Estos y otros interrogantes suelen emerger en el momento en que una empresa comienza a considerar a esta potente disciplina para profesionalizar sus actividades de aprovisionamiento.


Una considerable porción de la bibliografía utilizada actualmente en la administración de empresas tiene un origen vinculado a la milicia. Al mismo tiempo, muchas palabras claves evidencian raíces en latín que frecuentemente vale la pena analizar a fin de comprender mejor su significado y alcance. Así, Procurement, un concepto en inglés actualmente muy utilizado en la gestión de la cadena de abastecimiento, no es una excepción a esta cuestión.


En el caso particular de Procurement, estamos hablando de un término ampliamente utilizado por las Fuerzas Armadas Estadounidenses. Este concepto es definido por el Glossary of Defense Acquisition Acronyms & Terms del Departamento de Defensa como el acto de comprar bienes y servicios para el gobierno. Al mismo tiempo, la palabra Procurement también tiene sus bases sentadas en el latín procurare que significa tratar con cuidado, administrar, gobernar.


De esta manera, la connotación que Procurement ha adquirido en el mundo empresarial contemporáneo combina estas dos acepciones. El concepto actualmente implica un conjunto de actividades relacionadas con el abastecimiento y el área de compras, con una mirada más estratégica, pensada y ordenada, de una manera eficiente y eficaz. Concretamente, se trata del abastecimiento de los bienes y servicios correctos, en la cantidad y calidad correcta, pagando el precio correcto, comprando del proveedor correcto y según los términos y condiciones de contratación correctos.


Asimismo, en los últimos años, el concepto ha ido incrementando su uso y difusión en la medida en que fue demostrando beneficios palpables en la gestión de empresas y organizaciones. La principal virtud asociada a Procurement es la posibilidad de reducir los costos, con un impacto directo en las ganancias de la empresa, vinculados a la adquisición de determinados bienes y servicios necesarios para el normal funcionamiento de las operaciones. Sin embargo, existen otros factores igualmente importantes, aunque no necesariamente cuantitativos, que inclinan la balanza a favor de la actual difusión de Procurement. En primer lugar, cuando una empresa cuenta con un área de Procurement, el abastecimiento habitual debe ser sometido a un proceso de planificación estratégica cuyo principal beneficio es repensar las actividades vinculadas a las compras, identificando necesidades a satisfacer, realizando análisis de valor e investigaciones de los mercados donde la empresa debe abastecerse, a fin de lograr que el área sea lo más eficiente y eficaz posible. Además, en un plano más táctico permite mejorar la posición de la empresa durante la negociación previa a la compra, mediante la determinación de especificaciones y estándares, el análisis del mercado de proveedores, benchmarkings con los competidores, análisis de gastos, etc. Finalmente, en un nivel más operacional, Procurement genera la posibilidad de aumentar la calidad de los bienes y servicios adquiridos, así como también es factible mejorar los niveles de servicios de éstos (gestión de la facturación, tiempos de entrega, condiciones de pago, financiación, garantía, servicio posventa, entre otros). Básicamente permite mejorar los términos y condiciones de contratación y reducir el riesgo en la cadena de abastecimiento.


Dicho esto, es evidente que Procurement no implica simplemente comprar, sino que abarca un conjunto de actividades interrelacionadas entre sí. Visto como un proceso se puede graficar de la siguiente manera:


De este modo, el proceso de Procurement comienza mediante un análisis interno de la empresa que lo está aplicando, seguido por una evaluación del mercado en el que se desea llevar a cabo el abastecimiento y la obtención de información de los posibles proveedores disponibles. Durante estas primeras tres etapas se establecen definiciones fundamentales que guiarán todo el proceso de Procurement.


Se recurrirá a los ingenieros y las personas involucradas, a fin de especificar qué es lo que se requiere, necesita y pretende adquirir. Este es el momento de evaluar la información básica: ¿qué especificaciones técnicas se deben tener en cuenta?, ¿cuánto costó la última vez que se adquirió?, ¿cuánto está dispuesta a pagar la empresa por esta adquisición?, ¿a qué proveedor se le compra actualmente?, ¿cuáles son los componentes clave?, ¿quién está comprando y quién es el encargado de tomar decisiones?, etc. Es fundamental comprender a fondo el proceso de Procurement, especialmente si se pretende modificarlo.


También es primordial analizar el mercado para estar bien posicionados: ¿cómo es la dinámica del sector al que se recurre para abastecerse?, ¿qué tendencias lo afectan?, ¿cuáles son los drivers de los precios?, ¿conviene comprar ahora o postergar la adquisición durante algunos meses?, ¿cómo se abastecen los competidores?, entre otras cuestiones. Igualmente, es prioritario identificar a todos los proveedores que sean relevantes, conocer a fondo su modalidad de trabajo y oferta, y darles a conocer el proceso de evaluación que se está llevando a cabo.


Así, sería posible establecer una estrategia de sourcing efectiva, para llevar a cabo el o los procesos licitatorios, las negociaciones y la selección de los abastecedores con los que se realizará el intercambio comercial. Posteriormente, será viable ejecutar el contrato/acuerdo comercial.


Durante la definición de la estrategia de sourcing, se suelen definir especificaciones sobre lo que efectivamente va a comprarse y los factores de apalancamiento. También surgirán nuevos interrogantes: ¿el proveedor está actualmente realizando negocios con la empresa?, ¿algunos proveedores necesitan ampliar su cartera de clientes?, ¿algunas empresas no están interesadas en nuevos clientes?, ¿deberían esperarse precios altos?, etc.


Una vez que se avanza hacia el proceso de licitación, es habitual definir el formato a implementar, ya que existen diferentes tipos de subastas y licitaciones. Se suelen confeccionar RFPs (Requests For Proposals) y comunicar los criterios de evaluación. En esta etapa del proceso de Procurement, generalmente la lista de potenciales proveedores se torna notoriamente más corta, porque es más favorable negociar con un número razonable de vendedores que cumplan con todos los requisitos relevantes. Además, luego de las negociaciones se debe optar por el mejor proveedor, para proceder a la contratación y su posterior ejecución.


La etapa de la implementación del contrato es un proceso continuo, durante la cual el control, las mediciones, los reportes y la captura de expertise permitirán asegurar el cumplimiento de las necesidades de aprovisionamiento que debían satisfacerse durante el proceso de Procurement. Igualmente, estas últimas etapas permitirán generar la preparación necesaria para comenzar el próximo período de contratación. Dicho esto, durante el bucle de retroalimentación, se diseñan planes de medición y auditoría, asegurando el correcto monitoreo del desempeño del contrato y el proveedor. También se deben controlar varios aspectos, entre estos: calidad, competitividad de los costos, administración, tecnología, asistencia, sustentabilidad, innovación, flexibilidad, mejoras, y un extenso etcétera. Todo esto conlleva a asegurar que durante el próximo ciclo de contrataciones, cuando el contrato vigente haya completado su período de vigencia o sea necesario interrumpirlo, la empresa esté en óptimas condiciones para recomenzar el proceso de negociación con este o un nuevo proveedor.


Finalmente, para poder cerrar esta breve explicación sobre Procurement, es relevante mencionar los principales factores de apalancamiento que se desarrollan durante este proceso inteligente de compras. Básicamente, la implementación de Procurement viene asociado con varias cuestiones que permiten ejecutar acciones de abastecimiento con profesionalismo, eficiencia y eficacia: aprovechamiento del poder de compra, racionalización de las especificaciones de los productos y servicios, mejora continua de procesos, reestructuración de relaciones con proveedores, mejora de la transparencia de la información, y sourcing exhaustivo.


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